Het belangrijkste doel van het evenement is het verstrekken van informatie aan de deelnemers of het opdoen van bepaalde ervaring bij de deelnemers. Een ideaal evenement is als een uurwerk - alles verloopt in een strikte volgorde, de acties van de organisatoren zijn gecoördineerd en lopen niet uit de pas. Dit is het resultaat van planning en voorbereiding, die meestal enkele maanden in beslag neemt.
Het is nodig
- - een staf van minimaal vijf medewerkers
- - budget voor het evenement
instructies:
Stap 1
Bepaal allereerst het doel en het thema van het evenement. Op basis hiervan wordt de hele verdere opzet van het evenement opgebouwd. Het doel van het evenement bepaalt de marketingaanpak en de doelgroep waaraan het evenement is gewijd.
Stap 2
Bepaal een locatie voor het evenement. De plaats moet zowel afhangen van het doel van het evenement als van het aantal deelnemers, evenals van het verwachte scenario van het evenement. Het is belangrijk om voor de gasten te zorgen. Overweeg meerdere opties en kies de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding.
Stap 3
Promoot het evenement actief. De reclamecampagne moet anderhalve maand voor aanvang van het evenement beginnen en een maand ervoor eindigen. Tegelijkertijd is de procedure van "cold calls" voor het uitnodigen van gasten voor een evenement redelijk. Alle handelingen voor het opstellen van de deelnemerslijsten dienen uiterlijk één week voor het evenement te zijn afgerond.
Stap 4
Maak gebruik van de hulp van sponsors of hoogwaardigheidsbekleders. Dit versterkt niet alleen uw zakelijke connecties, maar geeft ook een bepaalde status aan uw evenement. Wijs deze personen tijd toe om te spreken, bij voorkeur aan het begin van het evenement.
Stap 5
Verdeel de verantwoordelijkheden onder de medewerkers die betrokken zijn bij de coördinatie van de activiteit. Iedereen moet duidelijk zijn verantwoordelijkheidskring kennen en de gebeurtenissen die hij moet controleren. Er mogen geen witte vlekken zijn, iedereen moet zijn instructies in gedrukte vorm hebben en uit het hoofd kennen.
Stap 6
De dag voor het seminarie is het noodzakelijk om het personeel dat de coördinatieactiviteiten op het evenement uitvoert, opnieuw te instrueren. Op de dag van het evenement dienen alle coördinatoren minimaal een uur voor aanvang van het evenement aanwezig te zijn.
