Bij videoconferenties zijn een aantal zaken van belang. U moet de apparatuur correct configureren. Het is ook belangrijk om alles goed te organiseren, ervoor te zorgen dat alle anderen in de conferentie in orde zijn met geluid en video.
instructies:
Stap 1
Begin uiterlijk 24 uur van tevoren met de voorbereiding van een serieuze videoconferentie. Controleer de hardware, werkt alles? Voer hiervoor een testvideogesprek uit. Stel het testen van de apparatuur niet uit tot de avond, het is het beste om het in de ochtend te doen. Als u plotseling problemen ontdekt, kunt u ze binnen een dag het hoofd bieden: neem contact op met technici en instrueer hen om het probleem op te lossen.
Stap 2
Bereid uw vergaderruimte voor. Installeer de camera zo dat er geen direct licht op schijnt. Controleer de beeldkwaliteit. Een conferentie kunt u het beste onder kunstlicht houden, aangezien de intensiteit van het daglicht dat de ramen binnenkomt sterk afhankelijk is van het weer. Door de lichten aan te doen, kunt u de camera zo instellen dat deze de volgende dag gewoon wordt ingeschakeld zonder dat u zich er zorgen over hoeft te maken.
Stap 3
Sluit een microfoon aan en zorg dat er geluid en goed genoeg geluid is. Mogelijk moet u de EQ van de microfoon aanpassen om gesis of gefluit te verminderen. Doe het van tevoren, stel het niet uit tot de dag van de conferentie. Zorg ervoor dat alles werkt. Pas het microfoonvolume aan zodat je rustig kunt praten zonder je stem te verheffen en iedereen je perfect kan horen.
Stap 4
Zorg ervoor dat u een technicus uitnodigt voor een videoconferentie voor het geval dat. Mocht er toch iets misgaan (er kan immers van alles gebeuren), dan helpt hij om het probleem snel op te lossen. De meest voorkomende oorzaak van storingen en problemen bij videoconferencing zijn juist allerlei technische problemen.
Stap 5
Controleer alle apparatuur een paar minuten voor aanvang van de conferentie opnieuw. Deelnemers moeten mogelijk van tevoren worden gebeld om te controleren of ze het ook goed doen.
Stap 6
Respecteer de etiquette van videoconferenties. De eerste stap is om alle betrokkenen voor te stellen. Als de conferentie multi-threaded is, benoem dan een voorzitter in elke groep om het woord te geven aan de presentatoren en controleer het proces zodat niet iedereen tegelijkertijd probeert te spreken.
Stap 7
Vergeet niet dat u als congrespresentator in de schijnwerpers staat. Er zijn geen mensen om je heen in de vergaderruimte, maar er is een camera, dus let op je gedrag en gebaren. Als je het geluid wilt uitschakelen om ruis te verminderen, waarschuw dan andere partijen. Als er een probleem is met de verbinding, blijf dan kalm en glimlach. Wees niet zenuwachtig.
