De organisatie van elk evenement begint met een voorbereidingsplan. Het vermeldt welke voorbereidende acties moeten worden ondernomen, hun deadlines en verantwoordelijke personen. Het bal is een exclusief evenement en vraagt om een passende aanpak.
instructies:
Stap 1
De eerste stap bij het maken van een plan is de datum van het bal. Op basis daarvan kun je een locatie selecteren en gasten uitnodigen. Schrijf vervolgens puntsgewijs op wat er moet gebeuren en wie er bij de verschillende voorbereidingsfasen worden betrokken.
Stap 2
Om de bal te organiseren, moet je een plaats vinden waar deze zal plaatsvinden. Het kan een grote zaal zijn van een oud paleis of moderne feestzalen. Kies een locatie afhankelijk van het aantal mensen dat je wilt uitnodigen. De zaal met een totale oppervlakte van 100 vierkante meter biedt gemakkelijk plaats aan 50 personen. Teken van tevoren een huurovereenkomst om er zeker van te zijn dat de site bij u blijft.
Stap 3
Een zeer belangrijke stap is de voorbereiding van het evenementenprogramma. Uitvoeren van castings voor presentatoren en bands. Voor de bal zijn gemengde ensembles het meest geschikt, waarin zowel snaar- als blaasinstrumenten zijn. Bespreek welke stukken in de afspeellijst worden opgenomen.
Stap 4
Paren die klassieke dansen uitvoeren, kijken altijd organisch naar de bal. Als u niet zeker weet of alle gasten de wals en foxtrot kunnen dansen, nodig dan de professionals uit. Zij zullen de toon zetten voor de avond.
Stap 5
Geef de geselecteerde entertainer een gedetailleerde beschrijving van de avond. Markeer wie het woord moet krijgen en wie het welkomstwoord zal houden.
Stap 6
De volgende stap is het samenstellen van het menu. Bepaal of u een banket of een buffet op het bal wilt houden. Bereken de hoeveelheid eten op basis van het aantal gasten. Beslis over alcohol. Of je nu sterke drank opdoet of je beperkt tot champagne. Of u nu vroeg in de avond lichte snacks serveert of pas na het feestelijke programma eet.
Stap 7
Spreek af met decorateurs om de hal te versieren. Blijf bij de sobere klassieke stijl. Voeg gouden linten en verse bloemen toe om plechtigheid te creëren.
Stap 8
Stel naast organisatorische zaken ook gastenlijsten op. Voeg VIP's toe en druk daar. Uitnodigingskaarten afdrukken. Zorg ervoor dat u de vorm van kleding daarin aangeeft. Op het bal is een smoking geschikt voor mannen en een lange avondjurk voor vrouwen. Verstuur brieven van tevoren, minimaal twee weken voor het evenement, zodat de genodigden hun plannen kunnen aanpassen. Nodig daarnaast de geëerde gasten persoonlijk of telefonisch uit.
Stap 9
Kom op de dag van het evenement 5-6 uur voor aanvang op de locatie aan. Zo kunt u alle problemen tijdig oplossen. Plan een extra half uur in om op te ruimen en om te kleden. Precies op de afgesproken tijd de deuren naar de hal openen en de gasten ontmoeten.
