Het nieten van documenten is een veel voorkomende procedure in de administratieve en kantooromgeving. Ondanks het feit dat het eenvoudig lijkt, zijn er speciale voorschriften die de regels voor het naaien van documenten en hun uitvoering bepalen. En deze regels moeten bekend zijn, zodat de documenten die naar de aanbesteding of naar het archief worden gestuurd, niet worden teruggestuurd voor verdere verwerking en wijziging.
instructies:
Stap 1
Om de veiligheid van documenten na het flashen te garanderen en om ervoor te zorgen dat ze in de juiste volgorde worden bewaard, moeten alle bladen behalve de inventaris worden genummerd. Documenten worden in chronologische of alfabetische volgorde gearchiveerd. Enveloppen met geneste vellen worden genummerd vóór geneste vellen. Blanco vellen worden uitgesloten van de doos en ongenummerd vernietigd.
Stap 2
Nummer de vellen van de koffer met een eenvoudig potlood van boven naar beneden, waarbij de nummers in de rechterbovenhoek van elk vel blijven staan, zonder de tekst te beïnvloeden. Nummer foto's en afbeeldingen op de achterkant in de linkerbovenhoek.
Stap 3
Als de documenten kaarten bevatten die van meerdere vellen zijn geplakt, nummer ze dan als één vel, met vermelding van het aantal vellen in de belijming. Schrijf aan het einde van de nummering een certificatiebrief op een apart blad. Geef daarin het aantal vellen en kenmerken van afzonderlijke documenten aan, evenals hun fysieke toestand.
Stap 4
Daarnaast moet er een inventarisatie worden gemaakt van het gedeponeerde set documenten. Voorraadbladen niet nummeren. Noteer in de inventaris de naam van het document, voer de datum van de inventaris in, een annotatie die het doel van de set documenten bepaalt en vermeld ook alle documenten, rekening houdend met het aantal vellen. Voer aan het einde van de inventaris de naam, achternaam en patroniem van de opdrachtgever in.
Stap 5
De afmeting van de omslag van elk hoesje moet 229x324 mm zijn. Plak op het eerste en laatste vel van de hoes stroken dun karton voordat u gaat naaien. Door deze strips wordt een koord gevoerd. Gebruik silicaatlijm om de behuizing af te maken.
Stap 6
Maak aan de linkerrand van de marges, zonder het tekstveld aan te raken, drie gaten met een priem of perforator symmetrisch over de gehele hoogte van het vel, op een afstand van 3 cm van elkaar. Gebruik voor het naaien naaigaren of banktouw en een naainaald.
Stap 7
Naai het document twee keer om ervoor te zorgen dat de kit sterk is. Trek de uiteinden van de draad uit het middelste gat aan de achterkant van het laatste vel en knoop ze vast. Plak een sticker op de behuizing met een geruststellende inscriptie, verzegel deze en sluit het geheel.
Stap 8
Laat de uiteinden van de draden vrij. Het certificatielabel moet voorzien zijn van een duidelijke en leesbare handtekening van de beheerder en het zegel van de organisatie.
