Hoewel moderne technologieën het epistolaire genre in het privéleven praktisch tot niets hebben gebracht en we praktisch zijn gestopt met het schrijven van brieven aan vrienden, kennissen en familieleden, is zakelijke correspondentie nog steeds relevant. Een zakelijke brief is namelijk een juridisch document, net als andere goed uitgevoerde en ondertekende overeenkomsten. Daarom moet iedereen die in het kader van zijn officiële taken met correspondentie werkt, leren brieven te schrijven.
instructies:
Stap 1
Als we hebben afgesproken dat een zakelijke brief een document is, dan moet de vormgeving ervan voldoen aan alle normen en eisen voor documenten. Het is geschreven op het briefhoofd van de organisatie, op een vel standaard A4-papier. Traditioneel is het lettertype Times New Roman of Arial in maat 12. De marge aan de linkerkant is 3 cm, aan de rechterkant - 1,5 cm.
Stap 2
Het formulier moet alle benodigde informatie bevatten over de organisatie die u vertegenwoordigt: naam, wettelijk adres, bankgegevens en contactfaxen, telefoons, e-mailadres.
Stap 3
Geef aan de linkerkant het onderwerp van de brief aan, probeer in één korte zin te passen. Schrijf aan de rechterkant aan wie de brief is bedoeld - de naam, initialen van de geadresseerde, zijn functie, de naam en het adres van de organisatie. Begin alle zakelijke brieven met het adres "Geachte …", in het adres, zorg ervoor dat u de naam en het patroniem van de geadresseerde schrijft.
Stap 4
Voordat u begint met het schrijven van een brief, moet u zich concentreren en overwegen welke gedachte, voorstel of informatie u aan uw respondent wilt overbrengen. U moet begrijpen dat lange, verwarde en onsamenhangende brieven niemand wil lezen.
Stap 5
Om te voorkomen dat je brief na de allereerste zinnen de prullenbak in gaat of er met een afmelding van af komt, presenteer je je tekst in een logische volgorde, zodat elke volgende zin een voortzetting is van de vorige en een nieuwe betekenis krijgt. Zo'n brief zal met belangstelling worden gelezen. Probeer daarnaast binnen 1 vel volume te blijven. Dit is een indicatie van uw vermogen om uw gedachten kort en duidelijk te uiten, wat de geadresseerde direct naar u toe trekt.
Stap 6
Wijd in de tekst van de brief de eerste alinea aan een korte beschrijving van het probleem, de taak en geef de reden aan waarom de oplossing ervan noodzakelijk is. Geef dan uw mening hierover, geef suggesties of gewoon de nodige informatie. Trek tot slot conclusies en beschrijf de voordelen van het accepteren van uw voorstel of geef een korte analyse van de informatie die u hierboven hebt gepresenteerd.
Stap 7
Onderteken de brief, geef een transcript van uw handtekening met vermelding van de functie en het telefoonnummer van de contactpersoon.
